Privatlivspolitik for FDF Hasle-Rutsker

Version 02 30/7 2018

FDF Hasle-Rutskers dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

FDF Hasle-Rutsker er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Michael Nielsen (hjemmeside) og Katrine Branth (Facbook, tryktmateriale)

Adresse: Kirkebyen 33 3790 Hasle

CVR: 29952302

Telefonnr.: 24226316

Mail: nemt@mail.dk

Website: www.fdf.dk/hasle-rutsker

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger[1]:

  • Medlemsoplysninger:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse kontaktpersoner og dennes telefonnummer, diverse tilladelser som foto, klatre, svømme, køre, sejlads tilladelser hvis disse er givet.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • Helbreds oplysninger hvis de oplyses i forbindelse med arrangementer.

  • Oplysninger om ledere:
  • Almindelige personoplysninger:
    • Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
    • Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
    • kontaktpersoner og dennes telefonnummer, diverse tilladelser som foto, klatre, svømme, køre, sejlads tilladelser hvis disse er givet.
  • Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
    • CPR-nummer
    • Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
    • […]

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

  • Offentlige myndigheder, f.eks. nødvendige børneattester fra ledere og hjælpere.
  • Frivilligt Drenge- og Pige-Forbund, FDF hovedorganisationer, f.eks. oplysninger om kursusdeltagelse[2]
  • […][3]

Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

  • Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
  • At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
  • Behandling efter lovkrav
  • Behandling med samtykke

Formålene:

  • Formål med behandling af medlemsoplysninger:
  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
  • Levering af varer og ydelser du har bestilt
  • Administration af din relation til os
  • […]

  • Formål med behandling af oplysninger på ledere:
  • Håndtering af ledernes hverv og pligter i foreningen
  • Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
  • Opfyldelse af lovkrav
  • Refusioner og lignende
  • Administration af din relation til os
  • […]

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:[4]

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af hold, interne deltagerister m.v.
  • Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, aktiviteter samt rejseaktiviteter.
  • Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
  • Da FDF Hasle-Rutsker er medlem hovedforbundet, sker der videregivelse af oplysninger om ledere, for at ledere kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud.
  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
  • Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene/værger.
  • Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • […]

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forælder. Vores udgangspunkt er 15 år.

Indsamler vi personoplysninger på børn via informationstjenester (apps og sociale medier), kan børn fra og med de er fyldt 13 år selv afgive samtykke.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med lejraktivitet sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og om der er begrænsninger i forhold til, foto, klatre, svømme, køre, sejlads tilladelser. Til relevante personer som arrangerer lejrene.[5]

Der sker videregivelse af oplysninger om ledere i relevant omfang til organisationer, som foreningen er medlem af.

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som ulønnet leder:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [3 år] efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til [3 år] efter dit virke er ophørt

Vi opevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Retten til indsigt i egne personoplysninger
  • Retten til berigtigelse
  • Retten til sletning
  • Retten til begrænsning af behandling
  • Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.

[1] I skal her opliste de forskellige typer af medlemsoplysninger, som I behandler i foreningen. Dernæst skal I lave en tilsvarende liste for trænere og frivillige.

[2] Nogle typer af foreninger behandler oplysninger både fra myndigheder og hovedorganisationer, f.eks. skytteforeninger i medfør af våbenlovgivningen.

[3] Hvis foreningen f.eks. indhenter oplysninger fra sociale medier, der er offentligt tilgængelige, skal det oplyses.

[4] De oplistede interesser er alene til inspiration og skal tilpasses til jeres forening.

[5] Sker der ikke i foreningen den omtalte videregivelse, skal punktet udgå.